2026 年 3 月，2026 年 10 月更新 · Henry Bravo

如何在 Outlook 中自动归档邮件：4 种方法（2026）

Q: 如何在 Outlook 中自动把邮件发送到文件夹？

用规则。右键单击该发件人的一封邮件，选择 规则 > 创建规则，选好文件夹后单击 确定。如果要按主题关键词等条件归档，请在 设置 > 邮件 > 规则（新版 Outlook、网页版 Outlook）或 开始 > 规则 > 管理规则和通知（经典版 Outlook）中创建规则。

一条 Outlook 规则就能把收到的邮件自动归入正确的文件夹，无需任何加载项。本指南介绍新版 Outlook、经典版 Outlook 和网页版 Outlook 的设置步骤、最值得先建的几条规则，以及该如何处理规则抓不住的邮件。

简短回答

右键单击该发件人的一封邮件，选择 规则 > 创建规则，选好目标文件夹后单击确定。此后，Outlook 会把这位发件人的每一封新邮件直接移到该文件夹。如果要按主题或关键词设置规则，请使用 设置 > 邮件 > 规则（新版 Outlook、网页版 Outlook）或 开始 > 规则 > 管理规则和通知（经典版 Outlook）。

快速对比：自动归档邮件的 4 种方式

方法	自动运行？	设置	适用于	费用
Outlook 规则	✓ 是，邮件到达时	每条规则 2–5 分钟	所有 Outlook 版本	免费版
快速步骤	✗ 否，每封邮件点一下	每个文件夹 2 分钟	经典版和新版 Outlook、网页版 Outlook	免费版
Folder Suggest（AI）	给出建议，由您确认（逐封或批量）	安装 2 分钟，无需规则	经典版和新版 Outlook、网页版 Outlook、Mac	免费版（每天 5 封）、Pro 版 €7.99/月
VBA 宏	✓ 是，Outlook 打开期间	编程 30 分钟以上	仅限经典版 Outlook for Windows	免费版

方法 1：创建自动归档邮件的规则

Outlook 规则由一个条件（某个发件人、主题中的某个词）和一个操作（移到某个文件夹）组成。在 Microsoft 365 和 Exchange 账户中，规则在邮件服务器上运行：即使 Outlook 已关闭，匹配的邮件也会直接进入对应文件夹，根本不会出现在收件箱里。

您用的是哪个 Outlook？

"Outlook 365"可能指三个不同的应用，规则菜单在每个应用中的位置都不一样：

经典版 Outlook for Windows 的功能区最左侧有文件选项卡。
新版 Outlook for Windows 没有"文件"选项卡，右上角有 新版 Outlook 切换开关。
网页版 Outlook 在浏览器中通过 outlook.office.com 或 outlook.live.com 使用，操作方式与新版 Outlook 相同。

手机上的 Outlook 应用没有规则设置。在上面三者之一中创建规则后，它同样适用于您在手机上阅读的邮件，因为服务器会在邮件到达任何设备之前就完成归档。

新版 Outlook for Windows 和网页版 Outlook

快速方法（针对一位发件人）：

右键单击该发件人的一封邮件，指向规则。
选择 创建规则。
选好目标文件夹，然后单击确定。

使用自定义条件（主题、关键词、多位发件人）：

单击右上角的齿轮打开设置，转到 邮件 > 规则。
点击添加新规则并为其命名。
在 添加条件 下选择规则要响应的内容，例如 发件人 或主题条件。
在 添加操作 下选择移至和目标文件夹。
如果不希望后面的规则再处理同一封邮件，请勾选 停止处理更多规则。
点击保存。

目前新版 Outlook 不支持为 Gmail、Yahoo 或 iCloud 账户设置规则。这类账户请在对应的邮件服务商那里设置过滤器。

经典版 Outlook for Windows

右键单击一封邮件，选择 规则 > 创建规则。
勾选需要的条件，例如发件人或 主题包含。
勾选 将该项目移动到文件夹，单击 选择文件夹 并选择目标文件夹。
单击确定。如果已有的邮件也要移动，请在随后出现的提示中勾选 立即对当前文件夹中已有的邮件运行此规则。

如果规则需要多个条件或例外，请转到 开始 > 规则 > 管理规则和通知 > 新建规则。Mac 上的菜单有所不同，Microsoft 在在 Outlook for Mac 中创建规则中有说明。

归档收件箱里已有的邮件

新规则只对创建之后到达的邮件生效。要归档已有的邮件，请手动运行一次：经典版 Outlook 中依次选择 开始 > 规则 > 管理规则和通知 > 立即运行规则；新版 Outlook 和网页版则在 设置 > 邮件 > 规则 中使用规则旁边的 运行规则 选项。

最值得先建的规则

某家公司的所有人： 把条件设为发件人地址包含该公司的域名，例如 @contoso.com，就能覆盖那里的每个人，包括还没给您写过信的人。
新闻简报： 几乎每封新闻简报都包含"退订"一词。对邮件正文设一条规则，就能把它们统一移到一个阅读文件夹。第一周请检查一下这个文件夹，因为普通邮件里也可能出现这个词。
您只是被抄送的邮件： 一条"我在抄送行中"的规则，可以把仅供知悉的邮件和需要您回复的邮件分开。
通知和发票： 工单、账单和监控系统每次发信的格式都一样，这正是规则最擅长处理的。

规则没有归档任何邮件时

常见原因有：规则只对新邮件运行；它是需要打开经典版 Outlook 的仅客户端规则；前面的另一条规则先匹配了邮件；或者目标文件夹被重命名后规则被关闭了。此外，Exchange 将一个邮箱中所有规则的总大小限制为 256 KB，所以您能创建多少条规则取决于规则的复杂程度。按症状整理的完整清单见 Outlook 规则不移动邮件的 7 个原因。

有一个限制无法解决：规则只认识您告诉它的发件人和词语。新联系人的第一封邮件，或者某个任何条件都没提到的项目的邮件，都会留在收件箱里。接下来的三种方法就是为这类邮件准备的。

方法 2：快速步骤

快速步骤通过一次点击或一个键盘快捷键，把选中的邮件移到固定的文件夹。它不会自动运行，需要您手动触发，适合想在归档前先看一眼每封邮件的人。

经典版 Outlook

在开始选项卡的 快速步骤 组中，单击 新建快速步骤 > 移动到文件夹。
为其命名（例如“归档：财务”）并选择目标文件夹。
可以选择分配 Ctrl+Shift+1 到 Ctrl+Shift+9 之间的快捷键。
点击完成。

新版 Outlook 和网页版 Outlook

在开始选项卡上，打开 快速步骤 旁边的菜单，选择 管理快速步骤。
单击 + 新建快速步骤 并为它命名。
在 选择操作 下，选择移到文件夹的操作和目标文件夹。
可以选择分配快捷键。这里只能使用 Ctrl+Shift+5 到 Ctrl+Shift+9。
单击保存。

上限在于快捷键：经典版 Outlook 有 9 个，新版 Outlook 只有 5 个。如果您要归档到二十个文件夹，快速步骤帮不了太多。Microsoft 的说明见使用快速步骤自动执行常见或重复的任务。

方法 3：使用 Folder Suggest 进行 AI 归档

规则需要固定的模式。Folder Suggest 是一款 Outlook 加载项，专门处理没有固定模式的邮件。它把邮件内容与您文件夹里已有的邮件进行比较，并建议最合适的文件夹。没有需要维护的条件，而且直接使用您现有的文件夹结构。

工作原理

单封邮件： 打开一封邮件和 Folder Suggest 窗格，它会按匹配程度列出最合适的文件夹，并用进度条显示每个文件夹的匹配度。单击 Move to … 即可归档，单击 Undo 可撤销。
整个收件箱： 在 Triage 视图中，收件箱里每封邮件旁边都会显示一个建议的文件夹。使用 Accept N strong matches，可以一次性检查并归档所有明确的匹配。（加载项界面为英文，因此这里的按钮名称与您实际看到的一致。）

Folder Suggest 为一封航班预订邮件建议 Travel 文件夹，显示为强匹配 — Folder Suggest 识别出航班预订邮件，并建议 Travel 文件夹。

AI 模型在您的设备上运行，因此您的邮件内容不会被发送到外部服务器。模型（约 20 MB）只需下载一次并缓存，之后每次建议只需一两秒。

优点

从新发件人的第一封邮件起就能用，因为它读取的是内容，而不是匹配条件。
无需维护。 新建文件夹或重新整理结构后，建议会随之调整。
也适用于已发送邮件，而规则做不到。参见如何在 Outlook 中归档已发送邮件。
可与规则并用。 规则处理可预测的邮件，Folder Suggest 处理其余的。

缺点

并非完全自动。 每条建议都由您确认，可以逐封也可以批量。这是有意为之，以免邮件在您不知情时进入错误的文件夹。
免费版每天最多归档 5 封邮件。 无限归档需要 Pro 版（€7.99/月）。

专门处理规则抓不住的邮件：Folder Suggest 会根据您已有的归档习惯建议正确的文件夹。

安装 Folder Suggest →

方法 4：VBA 宏（高级）

在经典版 Outlook for Windows 中，您可以在 VBA 编辑器里编写自己的归档逻辑，并在每封新邮件到达时运行。只有在需要规则无法表达的处理时才值得这样做，例如将发件人与客户名单比对。代码放在 ThisOutlookSession 模块中（按 Alt+F11 打开编辑器）。

示例：按发件人域名自动归档

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
    Dim ids() As String, i As Long
    Dim item As Object
    Dim inbox As Outlook.Folder

    Set inbox = Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    ids = Split(EntryIDCollection, ",")

    For i = 0 To UBound(ids)
        Set item = Session.GetItemFromID(ids(i))
        If TypeOf item Is Outlook.MailItem Then
            ' File email from contoso.com into the inbox subfolder "Clients"
            If InStr(1, item.SenderEmailAddress, "@contoso.com", vbTextCompare) > 0 Then
                item.Move inbox.Folders("Clients")
            End If
        End If
    Next
End Sub

该宏只处理刚到达的邮件，而不是每来一封新邮件就遍历整个收件箱。"Clients"文件夹必须作为收件箱的子文件夹存在。

缺点

仅限经典版 Outlook for Windows。 新版 Outlook、网页版 Outlook 和 Mac 都不能运行 VBA。
Outlook 必须保持打开。 与服务器端规则不同，宏只在您电脑上的 Outlook 运行时才起作用。
经常被禁用。 许多组织会通过组策略禁用宏。
一有变动就失效。 文件夹一改名，宏就会出错，接手的人必须读懂您的代码才能修复。

您应该使用哪种方法？

规则：适用于有固定模式的邮件，如特定发件人、公司、新闻简报、通知。免费，且无需您操作即可运行。
快速步骤：适合归档文件夹不多、并且想先看一眼每封邮件的情况。
Folder Suggest：适用于没有模式的邮件，如新联系人、不断变化的项目、大量文件夹。
VBA：仅当您需要规则无法表达的逻辑，并且使用经典版 Outlook 时。

实际使用中，组合效果最好：规则处理可预测的邮件，Folder Suggest 处理其余的。如果您的规则列表越来越长，可以参考 Outlook 规则的替代方案。

常见问题

如何在 Outlook 中自动把邮件发送到文件夹？

用规则。右键单击该发件人的一封邮件，选择 规则 > 创建规则，选好文件夹后单击确定。如果要按主题关键词等条件归档，请在设置 > 邮件 > 规则（新版 Outlook、网页版 Outlook）或开始 > 规则 > 管理规则和通知（经典版 Outlook）中创建规则。

Outlook 能根据发件人自动归档邮件吗？

可以。创建一条条件为"发件人"、操作为"移至"的规则即可。如果要覆盖某家公司的所有人，包括从未给您发过邮件的人，请把条件设为发件人地址中的域名部分，例如 @contoso.com。

Outlook 内置自动归档功能吗？

只有两种：规则会自动运行，但需要固定的条件；快速步骤则需要您手动触发。对于没有固定模式的邮件，例如新联系人发来的第一封邮件，您需要像 Folder Suggest 这样的加载项，它会根据邮件内容建议文件夹。

为什么我的 Outlook 规则没有把邮件移到文件夹？

最常见的三个原因：规则只对新邮件生效，所以收件箱里已有的邮件会一直留着，直到您手动运行规则；规则是仅客户端规则，只有在某台电脑上打开经典版 Outlook 时才会运行；或者前面的另一条规则先匹配了这封邮件并停止了后续处理。如果都不是，通常是规则条件与邮件不匹配，例如发件人换了另一个地址发信。完整的排查清单见 Outlook 规则不把邮件移到文件夹。

能在手机上的 Outlook 应用里自动把邮件移到文件夹吗？

应用本身做不到。iPhone 和 Android 版 Outlook 没有规则设置。请改在网页版 Outlook 或电脑上的 Outlook 中创建规则。服务器端规则会在邮件到达任何设备之前就在邮件服务器上运行，所以邮件到达手机时已经在正确的文件夹里了。

Folder Suggest 提供免费版，安装只需约 2 分钟。无需编写规则，也无需配置。

安装 Folder Suggest →

另请参阅：在 Outlook 中整理邮件的 8 个技巧、Outlook 规则与 Folder Suggest 全面对比、如何整理 Outlook 文件夹，以及面向顾问、律师和会计师的邮件管理。如果规则已经给您带来麻烦：规则为什么不移动邮件、规则为什么总是自动关闭、最多能建多少条规则，以及仅客户端规则与服务器端规则。