E-Mail-Management in der Kanzlei: Outlook-Ordner, DMS oder Kanzleisoftware?
In welches System eine Kanzlei E-Mails ablegen sollte, hängt an einer Frage: Wo führt die Kanzlei die Akte eines Mandats? Wer das zuerst klärt, hat den Rest weitgehend entschieden.
Arbeitet Ihre Kanzlei mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie iManage oder NetDocuments, gehören Mandats-E-Mails in den Akten-Arbeitsbereich dort, abgelegt mit den Outlook-Werkzeugen des DMS. Arbeitet sie mit einer Kanzleisoftware wie DATEV Anwalt oder Kleos, legen Sie E-Mails über deren Outlook-Anbindung in der Akte ab. Ist Outlook alles, was Sie haben, wie in vielen kleinen Kanzleien und bei Einzelanwälten, dann sind die Akten-Ordner im Postfach die Akte, und es kommt darauf an, sie vollständig und einheitlich zu halten.
Die erste Frage: Wo liegt die Akte?
Anwälte legen E-Mails aus zwei verschiedenen Gründen ab, und die beiden geraten leicht durcheinander. Der eine ist die Akte der Kanzlei: die vollständige Mandatsakte, auf die sich Kollegen, ein Nachfolger oder die Kammer verlassen können. Der andere ist Ihr eigener Arbeits-Posteingang. Ein System, das dem zweiten Zweck dient, kann am ersten scheitern, und umgekehrt genauso.
| Ihre Ausstattung | Wo die Akte liegt | Wie die E-Mail dorthin kommt | Wofür Outlook-Ordner da sind |
|---|---|---|---|
| DMS (iManage, NetDocuments) | Im Akten-Arbeitsbereich des DMS | Über den Outlook-Bereich oder das Add-In des DMS | Persönliche Arbeitskopien, wenn überhaupt |
| Kanzleisoftware (DATEV Anwalt, Kleos) | In der Akte der Kanzleisoftware | Über deren Outlook-Anbindung | Optional, für die eigene Sortierung |
| Nur Outlook | In den Akten-Ordnern des Postfachs | Von Hand, per Regel oder mit einem Ablage-Add-In | Sie sind die Akte |
Kanzleien aus den ersten beiden Zeilen führen aus Gewohnheit manchmal zusätzlich einen Baum aus Akten-Ordnern in Outlook. Das verdoppelt die Ablage und erzeugt zwei Fassungen derselben Akte, die auseinanderlaufen. Legen Sie einen Ort für die Akte fest und behandeln Sie alles andere als Komfort.
Wenn Ihre Kanzlei iManage oder NetDocuments nutzt
Beide Systeme schlagen bereits vor, wohin eine E-Mail gehört, und zwar aus der Ablagehistorie der eigenen Kanzlei.
- iManage Work ergänzt Outlook um einen Bereich für die E-Mail-Verwaltung. Er zeigt für die ausgewählte E-Mail einen vorgeschlagenen Ablageort, abgeleitet daraus, wo E-Mails zuvor abgelegt wurden, und Quick File legt sie mit einer Aktion dort ab. Zuletzt genutzte Ablageorte stehen daneben.
- NetDocuments ndMail sagt Ablageorte voraus, je nachdem, wie Personen in der ganzen Kanzlei ähnliche E-Mails abgelegt haben, und berücksichtigt dabei Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt und die Namen der Anhänge. Es kann eine E-Mail auch schon beim Senden ablegen.
In diesem Fall nutzen Sie die Werkzeuge des DMS. Sie legen in die Akte ab, sie lernen aus der ganzen Kanzlei statt aus einer Person, und Ihre IT betreut sie. Ein persönliches Ablage-Add-In, das E-Mails zwischen Outlook-Ordnern verschiebt, Folder Suggest eingeschlossen, legt nicht in iManage oder NetDocuments ab und ist für die Akte das falsche Werkzeug.
Wenn Ihre Kanzlei mit Kanzleisoftware arbeitet
Viele deutsche Kanzleien führen die Akte nicht in einem DMS, sondern in ihrer Kanzleisoftware. Zwei Beispiele, wie die E-Mail dort hineinkommt:
- Kleos (Wolters Kluwer) bringt ein Outlook-Add-In mit, das empfangene und gesendete E-Mails mit einem Klick in der richtigen Kleos-Akte ablegt, ohne Kleos zu öffnen. Die Zielakte erkennt es selbst, und Anhänge lassen sich ebenso mit einem Klick in der Akte speichern.
- DATEV Anwalt classic hat ein E-Mail-Tool für Kanzleien, in denen Outlook das führende System für die Mandantenkorrespondenz ist. Es ordnet ein- und ausgehende E-Mails anhand der Aktennummer im Betreff der passenden Akte zu. Die E-Mails bleiben in Outlook, zusätzliche Spalten zeigen, ob und wohin sie abgelegt wurden.
Die Akte liegt dann in der Kanzleisoftware. Outlook-Ordner werden optional; manche Anwälte behalten ein paar für die eigene Sortierung, etwa einen Ordner je Gericht oder für Vorgänge, bei denen sie auf den Mandanten warten.
Wenn Outlook Ihr Ablagesystem ist
Viele kleine Kanzleien und die meisten Einzelanwälte führen ihre Akten in Outlook selbst. Das funktioniert, wenn die Struktur einheitlich ist und nichts im Posteingang oder in den Gesendeten Elementen liegen bleibt.
- Ein Ordner pro Akte, nicht pro Mandant. An der Akte hängen Verschwiegenheit und Abrechnung, und ein Mandant kann mehrere Akten gleichzeitig haben. Stellen Sie das Aktenzeichen an den Anfang, dann bleibt die Sortierung stabil und zwei Mandanten mit gleichem Nachnamen geraten nie durcheinander. Mehr zum Aufbau steht im Leitfaden zum Organisieren von Outlook-Ordnern.
- Akten durch Verschieben des Ordners abschließen. Wenn ein Mandat endet, verschieben Sie seinen Ordner unter Abgelegte Akten, statt ihn zu löschen oder stückweise zu archivieren. So bleibt die Akte vollständig.
- Gesendete E-Mails gehören zur Akte. Die Hälfte einer Akte ist das, was Sie geschrieben haben. Das klassische Outlook kann Antworten im Ordner der ursprünglichen Nachricht speichern; die anderen Wege beschreibt Gesendete E-Mails in Outlook ablegen.
- Vorsicht mit Regeln für die Aktenablage. Eine Regel auf einen Absender legt jede E-Mail der Gegenseite in eine Akte, auch wenn sie zu einem anderen Mandat schreibt. Regeln passen besser zu Kanzleiverwaltung und Newslettern als zur Mandantenkorrespondenz. Siehe Alternativen zu Outlook-Regeln.
Die Schwachstelle einer reinen Outlook-Ablage ist der Rückstand: Ablegen von Hand ist genau, aber in einer vollen Woche bleibt es als Erstes liegen. Für diese Ausstattung ist Folder Suggest gebaut. Es liest die E-Mail, die Sie gerade ansehen, vergleicht sie mit dem, was bereits in Ihren Akten-Ordnern liegt, und schlägt den Ordner vor, sodass das Ablegen einen Klick dauert. Es vergleicht den Inhalt der E-Mail, nicht nur den Absender, und kann so zwei Akten mit derselben Gegenseite auseinanderhalten.
Was Sie ein KI-Ablagewerkzeug fragen sollten
Mandats-E-Mails enthalten Tatsachen, die unter die Verschwiegenheitspflicht nach §43a Abs. 2 BRAO fallen. Erhält ein externer Anbieter Zugang zu solchen Tatsachen, gilt §43e BRAO: Das ist nur erlaubt, soweit es für die Dienstleistung erforderlich ist, und der Vertrag muss in Textform geschlossen sein, den Anbieter zur Verschwiegenheit verpflichten und auf die strafrechtlichen Folgen hinweisen. Die BRAK hat im Dezember 2024 Hinweise zum Einsatz von KI veröffentlicht, die Verschwiegenheit, Prüf- und Kontrollpflichten und Transparenz behandeln. Dazu kommt der Datenschutz nach der DSGVO.
Drei Fragen sortieren die meisten Ablagewerkzeuge schnell:
- Wohin geht der Inhalt der E-Mail? Auf die Server des Anbieters, zu einem fremden KI-Dienst oder nirgendwohin?
- Trainiert er ein Modell, das auch andere nutzen? Ein Modell, das über Ihre Kanzlei hinaus geteilt wird, ist der heikelste Fall. Ein DMS, das aus der Ablage Ihrer eigenen Kanzlei lernt, bleibt in der Kanzlei.
- Was wird gespeichert, und wie lange? Vorschläge brauchen ein Gedächtnis für frühere Ablagen. Klären Sie, wo dieses Gedächtnis liegt.
Für Folder Suggest sind die Antworten kurz. Der Abgleich läuft in einem kleinen KI-Modell auf Ihrem eigenen Gerät, innerhalb von Outlook. E-Mail-Inhalte, Betreffzeilen und Ordnernamen werden weder an unsere Server noch an einen KI-Dienst gesendet, und nichts trainiert ein gemeinsames Modell. Unsere Server sehen Nutzungszähler für das Tageslimit; was genau, steht in der Datenschutzerklärung (Englisch). Das alles ist keine Rechtsberatung: Ob Ihre Kanzlei für ein Werkzeug, das Mandats-E-Mails liest, weitere Vereinbarungen braucht, klären Sie anhand der BRAO, der Hinweise Ihrer Kammer und Ihrer eigenen IT-Richtlinie.
Häufig gestellte Fragen
Sollten Anwälte E-Mails in Outlook-Ordnern oder im DMS ablegen?
Hat die Kanzlei ein Dokumentenmanagementsystem wie iManage oder NetDocuments oder eine Kanzleisoftware mit E-Mail-Ablage, gehören Mandats-E-Mails dort in die Akte. Diese Ablage ist die Akte der Kanzlei, und Kolleginnen und Kollegen finden sie dort. Outlook-Ordner sind dann höchstens eine persönliche Arbeitskopie. Ohne DMS oder Kanzleisoftware sind Akten-Ordner in Outlook die Akte und müssen vollständig sein.
Können iManage oder NetDocuments vorschlagen, wo eine E-Mail abgelegt wird?
Ja. Der E-Mail-Bereich von iManage Work in Outlook zeigt vorgeschlagene Ablageorte, abgeleitet aus früheren Ablagen, mit Schnellablage per Klick. NetDocuments ndMail sagt Ablageorte voraus, je nachdem, wie ähnliche E-Mails in der ganzen Kanzlei abgelegt wurden, und kann E-Mails schon beim Senden ablegen.
Darf eine Kanzlei KI für die E-Mail-Ablage nutzen?
Das hängt vom Werkzeug ab. Erhält ein externer Anbieter Zugang zu Mandatsgeheimnissen, gilt §43e BRAO: nur soweit für die Dienstleistung erforderlich, mit einem Vertrag in Textform, der den Anbieter zur Verschwiegenheit verpflichtet. Ein Werkzeug, das E-Mails auf dem eigenen Gerät abgleicht und keinen Inhalt weitergibt, wirft eine andere, kleinere Frage auf. Prüfen Sie, wohin der Inhalt geht und ob er ein gemeinsam genutztes Modell trainiert; das ersetzt keine Rechtsberatung.
Welche Ordnerstruktur eignet sich für eine kleine Kanzlei in Outlook?
Ein Ordner pro Akte, benannt mit dem Aktenzeichen, gesammelt unter Laufende Akten, dazu ein Ordner Abgelegte Akten, in den die Akte beim Abschluss wandert. Kanzleiverwaltung und Fachwissen gehören außerhalb des Aktenbaums, und gesendete Antworten sollten ebenfalls im Aktenordner landen.
Sie legen Akten in Outlook ab? Folder Suggest schlägt für jede E-Mail den passenden Akten-Ordner vor, läuft auf Ihrem Gerät und ist kostenlos startbar, mit 5 abgelegten E-Mails pro Tag.
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