律所邮件管理：Outlook 文件夹、DMS，还是两者兼用？
律所应把邮件归档到哪个系统，取决于一个问题：律所把案件记录保存在哪里？先回答这个问题，其余大多随之而定。
如果您的律所使用 iManage 或 NetDocuments 这样的文档管理系统（DMS），客户邮件应进入该系统中的案件工作区，并通过 DMS 自带的 Outlook 工具归档。如果使用 Clio 这样的案件管理软件，就通过它的 Outlook 加载项把邮件归档到案件中。如果您只有 Outlook（这在小型律所和个人执业律师中很常见），邮箱中的案件文件夹就是记录本身，关键在于让它们完整、一致。
第一个问题：案件记录放在哪里？
律师归档邮件有两个不同的目的，而且很容易混为一谈。一个是律所的记录：同事、接手的律师或律师协会都能依赖的完整案卷。另一个是您自己工作用的收件箱。适合后者的系统可能满足不了前者，反过来也同样常见。
| 您的环境 | 记录所在位置 | 邮件如何进入 | Outlook 文件夹的用途 |
|---|---|---|---|
| DMS（iManage、NetDocuments） | DMS 中的案件工作区 | DMS 的 Outlook 窗格或加载项 | 最多是个人工作副本 |
| 案件管理软件（如 Clio） | 软件中的案件 | 该软件的 Outlook 加载项 | 可选，用于自己整理 |
| 仅 Outlook | 邮箱中的案件文件夹 | 手动、规则或归档加载项 | 记录本身 |
前两行的律所有时出于习惯，仍在 Outlook 中保留一套平行的案件文件夹。这会让归档工作翻倍，并产生同一案卷的两个版本，彼此逐渐不一致。请为记录选定一个位置，其余一切都只当作便利。
如果您的律所使用 iManage 或 NetDocuments
这两个系统都已经能根据律所自己的归档历史，建议邮件应放在哪里。
- iManage Work 会在 Outlook 中添加一个邮件管理窗格。它会根据以往邮件的归档位置，为所选邮件显示建议的归档位置，Quick File 可一步把邮件归档到那里。最近使用的位置也列在旁边。
- NetDocuments ndMail 会根据全所同事归档类似邮件的方式预测归档位置，参考发件人、收件人、主题、内容和附件名称。它还可以在发送邮件时直接归档。
在这种情况下，请使用 DMS 自带的工具。它们直接归档到记录中，从整个律所而不是某一个人身上学习，并由您的 IT 部门支持。在 Outlook 文件夹之间移动邮件的个人归档加载项（包括 Folder Suggest）不能归档到 iManage 或 NetDocuments，用来管理记录并不合适。
如果您的律所使用案件管理软件
很多律所不是用 DMS，而是用案件管理软件来保存案卷。以 Clio Manage 为例，它通过自带的加载项从 Outlook 归档邮件：可以把收发的邮件、整个邮件会话和附件归档到案件；发送前选好案件，发出的邮件会自动归档；已归档的邮件会带有标记。提供商要求使用 Microsoft 365 商业版订阅，使用前请先确认您的方案。
这时记录就在软件里。Outlook 文件夹变成可选项，有些律师会保留几个用于自己整理，比如按法院分的文件夹，或存放等待当事人回复的事项。
如果 Outlook 就是您的归档系统
许多小型律所和大多数个人执业律师都直接在 Outlook 中保存案卷。只要结构统一，收件箱和已发送邮件中不留下任何东西，这样就行得通。
- 每个案件一个文件夹，而不是每个当事人一个。 保密和计费都以案件为单位，而且同一当事人可能同时有好几个案件。把案号放在开头，文件夹排序就会稳定，同姓的当事人也不会混在一起。更多内容见我们面向专业人士的指南中的按当事人与按案件的文件夹结构。
- 结案时移动整个文件夹。 案件结束后，把它的文件夹移到已结案件下，而不是删除或零散归档，这样记录才保持完整。
- 发出的邮件也要跟着案件走。 案卷的一半是您发出去的内容。经典版 Outlook 可以把回复保存到原始邮件所在的文件夹；其他方法见如何在 Outlook 中归档已发送邮件。
- 用规则归档案件时要小心。 以发件人为条件的规则，会把对方律师的所有邮件都放进同一个案件，即使他写的是另一个案件。规则更适合律所行政和新闻通讯，而不是当事人往来邮件。另见规则与建议式归档的比较。
只用 Outlook 的弱点在于积压：手动归档很准确，但在忙碌的一周里总是最先被搁下。Folder Suggest 正是为这种情况而设计的。它读取您正在查看的邮件，与案件文件夹中已有的邮件进行比较，并建议文件夹，归档只需一次点击。它比较的是邮件内容，而不只是发件人，因此能区分同一位对方律师涉及的两个案件。
该向任何 AI 归档工具问什么
客户邮件默认是保密的。《律师法》第三十八条要求律师保守在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密，不得泄露当事人的隐私；《个人信息保护法》也同样适用。因此，任何读取这些邮件的工具，在安装前都需要核查。
用三个问题，就能很快分辨大多数工具：
- 邮件内容会去哪里？ 发到提供商的服务器、第三方 AI 服务，还是哪儿都不去？
- 它会训练其他人也在用的模型吗？ 在您律所之外共享的模型是最需要谨慎的情况。从您自己律所的归档中学习的 DMS，则始终留在律所内部。
- 会存储什么，存多久？ 建议功能需要记住以往的归档。请弄清楚这些记录存放在哪里。
对 Folder Suggest 来说，答案很简单。比对由您设备上、Outlook 内部的一个小型 AI 模型完成。邮件内容、主题和文件夹名称都不会发送到我们的服务器或任何 AI 服务，也不会用来训练共享模型。我们的服务器只接收用于每日限额的使用次数，具体见隐私政策（英文）。以上均不构成法律意见：在添加任何会读取当事人邮件的工具之前，请对照律师协会的规定和律所自己的 IT 政策进行确认。
常见问题
律师应该把邮件归档到 Outlook 文件夹还是文档管理系统？
如果律所有 iManage 或 NetDocuments 这样的文档管理系统（DMS），客户邮件应归档到该系统中的案件工作区。那份副本才是律所的记录，同事也会去那里找。Outlook 文件夹充其量只是个人的工作副本。没有 DMS 也没有案件管理软件的律所，应把 Outlook 中按案件建立的文件夹当作记录，并保持完整。
iManage 或 NetDocuments 能建议邮件应归档到哪里吗？
能。iManage Work 在 Outlook 中的邮件管理窗格会根据以往邮件的归档位置显示建议位置，并可用 Quick File 一键归档。NetDocuments ndMail 会根据全所同事归档类似邮件的方式预测归档位置，还能在发送邮件时直接归档。
用 AI 归档客户邮件是否合乎职业伦理？
取决于工具。与当事人往来的信息受《律师法》第三十八条规定的保密义务约束，因此应确认提供商是否接触内容、是否保存、是否用于训练模型。一个在您自己设备上比对邮件、不向任何地方发送内容的工具，涉及的问题性质不同，范围也更小。如有疑问，请咨询所在律师协会。本文不构成法律意见。
小型律所在 Outlook 中适合用什么文件夹结构？
每个案件一个文件夹，名称以案号开头，统一放在进行中的案件下；再建一个已结案件文件夹，结案时把文件夹移过去。律所行政和知识资料放在案件目录之外，并确保发出的回复也进入案件文件夹。
在 Outlook 中管理案件邮件？Folder Suggest 为每封邮件建议合适的案件文件夹，在您的设备上运行，可免费开始使用，每天可归档 5 封邮件。
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