Gestão de e-mails no escritório de advocacia: pastas do Outlook, GED ou os dois?
O sistema em que um escritório deve arquivar e-mails depende de uma pergunta: onde o escritório guarda o registro de um caso? Responda a ela primeiro e quase todo o resto se resolve.
Se o seu escritório usa um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) como iManage ou NetDocuments, os e-mails dos clientes pertencem ao espaço do caso nesse sistema, arquivados com as próprias ferramentas do GED no Outlook. Se usa um software jurídico de gestão, arquive os e-mails no caso pelo suplemento do Outlook desse software. Se o Outlook é tudo o que você tem, o que é comum em escritórios pequenos e entre advogados autônomos, as pastas por caso na caixa de correio são o registro, e o trabalho é mantê-las completas e consistentes.
Primeira pergunta: onde fica o registro de um caso?
Advogados arquivam e-mails por dois motivos diferentes, e é fácil confundi-los. Um é o registro do escritório: o arquivo completo do caso em que um colega, um sucessor ou a OAB podem confiar. O outro é a sua própria caixa de entrada de trabalho. Um sistema que serve ao segundo pode falhar no primeiro, e o contrário é igualmente comum.
| Sua estrutura | Onde fica o registro | Como o e-mail chega lá | Para que servem as pastas do Outlook |
|---|---|---|---|
| GED (iManage, NetDocuments) | O espaço do caso no GED | O painel ou suplemento do GED no Outlook | Cópias de trabalho pessoais, se tanto |
| Software jurídico de gestão (por exemplo, Clio) | O caso no software | O suplemento do software para o Outlook | Opcionais, para a sua própria organização |
| Só o Outlook | Pastas por caso na caixa de correio | À mão, por regras ou com um suplemento de arquivamento | O próprio registro |
Escritórios das duas primeiras linhas às vezes mantêm, por hábito, uma árvore paralela de pastas por caso no Outlook. Isso dobra o trabalho de arquivamento e cria duas versões do mesmo arquivo, que vão se distanciando. Escolha um único lugar para o registro e trate todo o resto como conveniência.
Se o seu escritório usa iManage ou NetDocuments
Os dois sistemas já sugerem para onde um e-mail deve ir, com base no histórico de arquivamento do próprio escritório.
- iManage Work adiciona ao Outlook um painel de gestão de e-mails. Ele mostra um local de arquivamento sugerido para o e-mail selecionado, com base em onde e-mails foram arquivados antes, e o Quick File o arquiva ali em uma única ação. Os locais recentes ficam ao lado.
- NetDocuments ndMail prevê locais de arquivamento a partir de como pessoas de todo o escritório arquivaram e-mails parecidos, considerando remetente, destinatários, assunto, conteúdo e nomes dos anexos. Ele também pode arquivar um e-mail no momento do envio.
Nesse caso, use as ferramentas do GED. Elas arquivam no registro, aprendem com o escritório inteiro e não com uma só pessoa, e a sua equipe de TI dá suporte a elas. Um suplemento pessoal de arquivamento que move e-mails entre pastas do Outlook, o Folder Suggest incluído, não arquiva no iManage nem no NetDocuments e é a ferramenta errada para o registro.
Se o seu escritório usa um software jurídico de gestão
Muitos escritórios guardam o caso não em um GED, mas no software de gestão jurídica. O Clio Manage, por exemplo, arquiva e-mails a partir do Outlook com um suplemento próprio: ele arquiva e-mails recebidos e enviados, conversas inteiras e anexos em um caso, arquiva automaticamente os e-mails enviados quando você escolhe o caso antes de enviar e marca o que já foi arquivado. O fornecedor exige uma assinatura Microsoft 365 empresarial, então confira o seu plano antes de contar com ele.
O caso fica então no software. As pastas do Outlook se tornam opcionais, e alguns advogados mantêm algumas para a própria organização, como uma pasta por tribunal ou para itens que aguardam retorno do cliente.
Se o Outlook é o seu sistema de arquivamento
Muitos escritórios pequenos e a maioria dos advogados autônomos guardam os arquivos dos casos no próprio Outlook. Isso funciona, desde que a estrutura seja consistente e nada fique para trás na Caixa de Entrada ou em Itens Enviados.
- Uma pasta por caso, não por cliente. É o caso que carrega o sigilo e o faturamento, e um cliente pode ter vários em andamento ao mesmo tempo. Coloque o número do caso no início, para que as pastas fiquem em ordem estável e dois clientes com o mesmo sobrenome nunca se confundam. Há mais sobre estruturas por cliente e por caso no nosso guia para profissionais.
- Encerre casos movendo a pasta. Quando um caso termina, mova a pasta para Casos encerrados em vez de excluí-la ou arquivá-la aos pedaços, para que o registro fique inteiro.
- Mantenha os e-mails enviados com o caso. Metade do arquivo de um caso é o que você enviou. O Outlook clássico pode salvar as respostas na mesma pasta da mensagem original; as outras opções estão em como arquivar e-mails enviados no Outlook.
- Cuidado com regras para arquivar casos. Uma regra baseada no remetente arquiva todos os e-mails do advogado da parte contrária em um único caso, mesmo quando ele escreve sobre outro. Regras servem melhor para a administração do escritório e para newsletters do que para a correspondência com clientes. Regras e arquivamento por sugestão, comparados.
O ponto fraco de um sistema só com o Outlook é o acúmulo: arquivar à mão é preciso, mas é a primeira tarefa a ficar para trás numa semana cheia. É para essa estrutura que o Folder Suggest foi feito. Ele lê o e-mail que você está vendo, compara com o que já está nas pastas dos casos e sugere a pasta, de modo que arquivar leva um clique. Ele compara o conteúdo do e-mail, não só o remetente, e é isso que separa dois casos com o mesmo advogado da parte contrária.
O que perguntar a qualquer ferramenta de arquivamento com IA
Os e-mails de clientes são confidenciais por padrão: o sigilo profissional e a inviolabilidade da correspondência do advogado estão no Estatuto da Advocacia (Lei 8.906/1994) e no Código de Ética e Disciplina da OAB. Em 2024, o Conselho Federal da OAB aprovou a Recomendação 001/2024 sobre o uso de IA generativa na advocacia, que mantém a responsabilidade integral do advogado e a preservação do sigilo profissional. A LGPD também se aplica. Por isso, qualquer ferramenta que leia esses e-mails precisa ser verificada antes da instalação.
Três perguntas classificam a maioria das ferramentas rapidamente:
- Para onde vai o conteúdo do e-mail? Para os servidores do fornecedor, para um serviço de IA de terceiros ou para lugar nenhum?
- Ela treina um modelo usado por outras pessoas? Um modelo compartilhado além do seu escritório é o caso mais delicado. Um GED que aprende com o arquivamento do seu próprio escritório continua dentro do escritório.
- O que fica armazenado, e por quanto tempo? Sugestões precisam de alguma memória dos arquivamentos anteriores. Descubra onde essa memória fica.
Para o Folder Suggest, as respostas são curtas. A comparação roda em um pequeno modelo de IA no seu próprio dispositivo, dentro do Outlook. O conteúdo, os assuntos e os nomes de pastas dos e-mails não são enviados aos nossos servidores nem a nenhum serviço de IA, e nada treina um modelo compartilhado. Nossos servidores recebem contagens de uso para o limite diário; a política de privacidade (em inglês) lista exatamente o quê. Nada disso é orientação jurídica: verifique as regras da OAB e a política de tecnologia do seu escritório antes de adicionar qualquer ferramenta que leia e-mails de clientes.
Perguntas frequentes
Advogados devem arquivar e-mails em pastas do Outlook ou no GED?
Se o escritório tem um GED (sistema de gestão eletrônica de documentos) como iManage ou NetDocuments, arquive os e-mails dos clientes no espaço do caso, lá. Essa cópia é o registro do escritório, e os colegas a encontram ali. As pastas do Outlook passam a ser, no máximo, uma cópia de trabalho pessoal. Escritórios sem GED nem software jurídico devem tratar as pastas por caso no Outlook como o registro e mantê-las completas.
O iManage ou o NetDocuments podem sugerir onde arquivar um e-mail?
Sim. O painel de gestão de e-mails do iManage Work no Outlook mostra locais sugeridos com base em onde e-mails foram arquivados antes, com a opção Quick File. O NetDocuments ndMail prevê locais de arquivamento a partir de como pessoas de todo o escritório arquivaram e-mails parecidos, e pode arquivar o e-mail no momento do envio.
É ético usar IA para arquivar e-mails de clientes?
Depende da ferramenta. O sigilo profissional cobre a correspondência com o cliente, e a Recomendação 001/2024 do Conselho Federal da OAB sobre IA generativa mantém a responsabilidade do advogado e a preservação do sigilo ao usar essas ferramentas. Uma ferramenta que compara os e-mails no seu próprio dispositivo e não envia o conteúdo a lugar nenhum levanta uma questão diferente e menor. Verifique para onde vai o conteúdo e se ele treina um modelo compartilhado; isto não substitui orientação jurídica.
Que estrutura de pastas funciona para um escritório pequeno no Outlook?
Uma pasta por caso, com o número do caso no nome, agrupadas em Casos ativos, e uma pasta Casos encerrados para onde movê-las ao final. Deixe a administração do escritório e o material de estudo fora da árvore de casos, e garanta que as respostas enviadas também cheguem à pasta do caso.
Arquiva e-mails de casos no Outlook? O Folder Suggest sugere a pasta certa do caso para cada e-mail, roda no seu dispositivo e você pode começar de graça, com 5 e-mails arquivados por dia.
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